SAP学习笔记 - MM模块04 - 采购流程基础，采购组织和工厂的常见关系，供应商主数据的3个层次，账户组，字段选择-账户组/采购组织/事务代码，合伙伙伴，MK04履历，MK05冻结，MK06删除

目录

1，采购流程基础

1-1，采购流程中的组织层次

a，Client，Purchasing Organization/Group概念

b，采购组织和工厂的常见关系

b-1，Plant-Specific Purchasing Organization

b-2，Cross-Plant Purchasing Organization

b-3，Cross-Company-Code Purchasing Organization

c，在Spro中具体是怎么分配的呢？

d，给工厂分配标准采购组织 的用途

1-2，采购流程步骤 - 8大步骤

1-3，采购方式

1-4，询价/报价

1-5，采购订单

1-6，收货

1-7，发票处理

1-8，采购订单

1-9，采购订单格式 - Header，Detail

1-10，Table Control

1-11，Item Category

1-12，Issuing Messages

2，供应商

2-1，General Data - 一般数据

2-2，Purchasing Org Data - 采购组织数据

2-3，Accounting Data - 会计数据层面

2-4，这3个层面都分别控制什么数据呢？

a、General Data（一般数据）

（1）Address（地址）

（2）Communication（通讯信息）

（3）Control Data（控制数据）

（4）Bank Details（银行信息）

b、Company Code Data（公司代码数据）

（1）Account Management（账户管理）

（2）Payment Transactions（付款交易）

（3）Correspondence（函件）

（4）Withholding Tax（预扣税）

c、Purchasing Organization Data（采购组织数据）

d，Purchasing Data（采购数据）

① 默认采购货币

② Incoterms（国际贸易术语）

③ Order Currency（订单币种）

④ Minimum Order Value（最小订单金额）

⑤ Goods Receipt Based Invoice Verification

⑥ Planned Delivery Time（计划交货时间）

⑦ Automatic PO（自动采购订单）

e，Partner Roles（合作伙伴角色）

f，三个层级之间的关系

g，实际业务示例

h，总结

2-5，Vendor Master Record - Account Group

a，定义科目组和字段选择 - 可以定义编号范围

b，定义一次性供应商

c，账户组决定字段选择

d，定义域采购组织特定的屏幕格式

e，定义事务相关的屏幕格式

2-6，Partner Roles

a，合作伙伴的设定

b，SAP 标准采购中常见的 Partner Function

c，举例 - Partner Function 在采购流程中的作用

d，分配合作伙伴方案到科目组

e，业务往来方案 下属范围（L2）/ 工厂级（L3）

f，MK01/XK01 / （S/4)BP 建供应商

f-1，邮件地址的用途

f-2，实际QM系统

f-3，银行账户信息

f-4，采购数据 - 订单货币，付款条件，最小订单值，定价日期

f-5，采购数据 - 基于收货的发票验证，采购组，交货时间，统驭科目，付款条件

g，常用T-cd- MK01，02，03，MK04-查看历史记录，MK05-冻结，MK06-删除

1，采购流程基础

1-1，采购流程中的组织层次

- Client，Company Code，Plant，Storage Location，Purchasing Organization/Group

有关这些概念，贴一个中文解释

a，Client，Purchasing Organization/Group概念

- 集团/Client概念：有自己数据

- 采购组织和采购组没有任何关联，或者说采购组和采购组织之间没有隶属关系

采购组和采购组织，不像工厂与公司那样有隶属关系

b，采购组织和工厂的常见关系

b-1，Plant-Specific Purchasing Organization

只隶属于一个工厂

b-2，Cross-Plant Purchasing Organization

跨工厂

只要是这个公司下面的工厂，我都帮它们采购

b-3，Cross-Company-Code Purchasing Organization

跨公司采购

只要是集团下面的所有工厂，我都帮它们采购

c，在Spro中具体是怎么分配的呢？

建工厂

建采购组织

给工厂分配采购组织

尽管咱们上面讲的挂在工厂下面，公司内跨工厂，跨公司这三种范围

但是其实在Spro中，都是直接和Plant进行挂的，你爱挂谁挂谁

你只挂了一个工厂，就属于在挂在工厂下面，属于Plant-Specific，

你挂了多个工厂，并且这些工厂属于一个公司的，就属于Cross-Plant

你挂了多个工厂，不过这些工厂不属于一个公司的，就属于Cross-Comany

d，给工厂分配标准采购组织 的用途

正常的流程是先有PO，然后再收货

但是某一天，有个货比较特殊，就是要先收货，然后系统再自动产生一张采购订单

收货的时候，需要几个条件，采购组织，公司/工厂，价格

采购组织从哪里取数据呢？

这个时候，到设定里面一看，工厂2100有3个采购组织，那你用谁呢？

这个时候就用到这个设定了

比如设定为1000，那就用1000这个采购组织，叫标准采购组织，也如标题所属，缺省采购组织

ME57 - 分配并处理采购申请

点处理分配，这样就可以看到默认的采购组织

这里再改一下，2100--》9000

ME57那边也相应的默认为9000

1-2，采购流程步骤 - 8大步骤

- 确定需求

- 确定货源

- 选择供应商

- 下订单

- 跟踪订单

- 收货

- 发票校验

收货的时候，大部分时间会带一张发票的，所以要检查发票和实物是不是对得上的，数量/价格

- 付款

1-3，采购方式

- 手工建

- MRP跑出来

1-4，询价/报价

1-5，采购订单

- Vendor：就是正常买东西，跟外边的供应商买

- Other Plant：就是公司下面的A Plant卖给B Plant这种

1-6，收货

- 物料文档：记录一些数量

- 会计文档：记录一些价格

1-7，发票处理

检查发票对不对

- 发票对，进入付钱流程

- 发票不对，把它冻结起来

总结一下：

基本上跟上面那个图一样

有一点不一样的地方就是收货的收货发现货不对，可能产生新的需求，然后再来一轮

1-8，采购订单

一个订单里面，可以有很多行

某一行里面也可以有多个收货履历，还有发票信息，方便我们跟踪整个订单

1-9，采购订单格式 - Header，Detail

1-10，Table Control

其实就是说可以调整表格的页面布局，并且可以保存，这样下次进来的时候显示该布局

就是说表格宽度可以手动调整而已

但是调整之后，你再次进来的时候又变回去了，那可以保存住吗？可以啊，点右上角那个配置

创建变数

要点管理员

点激活，然后再保存

再重新进来，默认就是我们设置好的模样了

1-11，Item Category

1-12，Issuing Messages

比如采购订单下达了，马上发给供应商，等等

2，供应商

供应商也是有组织架构和层次的

2-1，General Data - 一般数据

同一个工厂下面有相同的供应商。

理论上这些供应商当然可以有不同的号码，但是不推荐这么做。

推荐在集团层面建供应商

因为供应商不会因为是不同工厂跟它买东西，它的地址/电话等等就会有变化嘛

这个就叫General Data

2-2，Purchasing Org Data - 采购组织数据

比如公司在中山一个工厂，在上海有个工厂

虽然它们都是买深圳这个供应商的货，但是比如交货时间就不一样

也就是在采购组织这个层面，它们也是分别有自己数据的

2-3，Accounting Data - 会计数据层面

虽然是同一个供应商，但是比如中国，美国工厂采购的时候，可能适应的内容不一样

2-4，这3个层面都分别控制什么数据呢？

这张图展示的是SAP Vendor Master Data（供应商主数据）的整体结构。供应商主数据（Vendor Master Record）是SAP系统中管理供应商信息的核心数据，它将供应商的基本信息、财务信息和采购信息整合在一个主数据记录中，不同业务部门共享同一供应商信息，但维护不同层级的数据。

下面按照图片内容进行详细说明。

SAP Vendor Master Data（供应商主数据）

Vendor master record（供应商主记录）

它代表系统中一个完整的供应商档案（一个供应商编号）。

整个供应商主数据由三个层级组成：

1. General Data（一般数据）
2. Company Code Data（公司代码数据）
3. Purchasing Organization Data（采购组织数据）

这三个层级共同组成完整的供应商信息。

a、General Data（一般数据）

图片说明：

Address, communication, control data, bank details

即：

• 地址
• 通讯方式
• 控制数据
• 银行信息

这一层的数据属于客户端（Client）级数据。

特点：

• 所有公司代码共享
• 所有采购组织共享
• 修改一次，全系统生效

例如：

假设供应商：

ABC Electronics

无论属于北京公司还是上海公司，只要供应商编号相同：

地址都是：

上海浦东新区XX路100号

电话：

+86-21-88888888

邮箱：

sales@abc.com

这些都是General Data。

General Data主要包含哪些内容？

（1）Address（地址）

包括：

• 公司名称
• 国家
• 城市
• 邮编
• 街道
• 联系人

例如：

Vendor Name

ABC Electronics Ltd.

Street

No.100 Pudong Road

City

Shanghai

Country

China

Postal Code

200120

（2）Communication（通讯信息）

例如：

• 电话
• 传真
• Email
• 网站

例如：

Telephone

021-88888888

Email

sales@abc.com

Fax

021-66666666

（3）Control Data（控制数据）

控制整个供应商的一些基础属性，例如：

• 税号
• 统一社会信用代码
• VAT Number
• 语言
• Search Term（搜索关键字）

例如：

Language

ZH

Tax Number

91310000XXXXXX

（4）Bank Details（银行信息）

付款时使用。

例如：

开户银行：

ICBC

账号：

6222XXXXXXXXXX

SWIFT Code

ICBKCNBJ

Bank Country

CN

b、Company Code Data（公司代码数据）

图片说明：

Account management

Payment transactions

Correspondence

Withholding tax

中文：

公司代码数据主要管理：

• 会计数据
• 付款数据
• 信函
• 预扣税

这一层属于：

Company Code（公司代码）级别。

意思是：

不同公司代码可以维护不同的数据。

例如：

供应商：

ABC

北京公司

1000

付款条件：

30天

上海公司

2000

付款条件：

60天

虽然供应商相同，

但是不同公司可以采用不同付款方式。

Company Code Data包括哪些内容？

（1）Account Management（账户管理）

包括：

• Reconciliation Account（统驭科目）
• Sort Key
• Cash Management Group

其中最重要的是：

Reconciliation Account（统驭账户）

例如：

160201

应付账款

供应商所有业务最终都会进入这个总账科目。

（2）Payment Transactions（付款交易）

包括：

付款方式

Payment Method

例如：

• T（电汇）
• C（支票）
• B（银行转账）

付款条件

Payment Terms

例如：

0001

付款30天

付款冻结

Payment Block

例如：

供应商暂停付款。

（3）Correspondence（函件）

系统自动生成：

• 对账单
• 催款函
• 付款通知

这里可以维护：

通讯语言

发送方式

打印格式

（4）Withholding Tax（预扣税）

某些国家付款前需要扣税。

例如：

付款：

10000元

预扣税：

10%

实际付款：

9000元

税款：

1000元

SAP会自动计算。

c、Purchasing Organization Data（采购组织数据）

图片说明：

Purchasing data

Partner roles

即：

采购数据

合作伙伴角色

属于：

Purchasing Organization（采购组织）级别。

不同采购组织可以维护不同采购信息。

例如：

采购组织

China Purchasing

货币

人民币

采购组织

US Purchasing

货币

美元

可以不同。

d，Purchasing Data（采购数据）

主要包括：

① 默认采购货币

例如：

CNY

USD

EUR

② Incoterms（国际贸易术语）

例如：

FOB

CIF

EXW

DAP

决定：

运输责任

风险转移

费用承担。

③ Order Currency（订单币种）

采购订单默认币种。

例如：

USD

④ Minimum Order Value（最小订单金额）

例如：

最低采购：

1000元

低于1000不能下单。

⑤ Goods Receipt Based Invoice Verification

是否：

收货后才能发票校验。

通常：

√

表示：

必须先收货

再开发票

最后付款。

⑥ Planned Delivery Time（计划交货时间）

例如：

供应商：

15天交货

采购计划MRP就会采用15天。

⑦ Automatic PO（自动采购订单）

是否允许：

系统自动生成采购订单。

e，Partner Roles（合作伙伴角色）

SAP采购中，一个供应商可能承担多个角色。

例如：

VN（Vendor）

供应商

OA（Ordering Address）

下单地址

GS（Goods Supplier）

送货供应商

PI（Invoicing Party）

开票方

有些情况下：

下单公司

发票公司

收款公司

可能不是同一家企业。

Partner Role就是管理这些角色。

f，三个层级之间的关系

g，实际业务示例

假设企业有：

• 公司代码1000（北京）
• 公司代码2000（上海）
• 采购组织P100（国内采购）
• 采购组织P200（国际采购）

供应商为：

ABC Electronics

则：

• General Data：维护一次，如公司名称、地址、电话、银行账号，所有公司和采购组织共享。
• Company Code Data：公司代码1000可设置付款条件30天，2000可设置60天，各自维护自己的财务数据。
• Purchasing Organization Data：P100可设置人民币采购、交货期7天；P200可设置美元采购、交货期30天，不同采购组织维护各自采购参数。

h，总结

SAP供应商主数据采用分层设计，目的是实现数据共享与业务差异化管理：

• General Data（一般数据）：保存供应商的基础信息，全系统共享，只维护一次。
• Company Code Data（公司代码数据）：保存财务和付款相关信息，不同公司代码可以有不同设置。
• Purchasing Organization Data（采购组织数据）：保存采购业务相关信息，不同采购组织可以根据业务需要维护不同的采购条件。

这种三层结构既避免了基础信息重复维护，又能满足不同公司和采购组织在财务与采购业务上的差异化需求，是SAP供应商主数据管理的核心设计思想。

AI真是强大，讲的真清楚：）

2-5，Vendor Master Record - Account Group

Account Group（账户组）把不同的供应商合成一类

这样财务过账的时候就会比较方便一点儿

下看一下Spro里面的定义

a，定义科目组和字段选择 - 可以定义编号范围

这里已经定义了很多供应商账户组

打开看，可以定义

- 编号范围，比如这里的 11

那具体11对应哪个编号范围呢？

回到定义供应商主记录的编号范围

对应 10000-19999，目前是10079

b，定义一次性供应商

针对一些就买一次的供应商，不会挨个儿建的

你可以建一个【一次性供应商】，因为不固定嘛，所以也不会有地址，银行信息

只有当你真的决定要买的时候才能定下来跟谁买

一般的供应商不会在买东西的才定，而是你建供应商主数据的时候就定了，地址/账号/币别等等。

等买东西的时候直接就用了。

- MKVZ

这些号码是一次性供应商

建PO的时候，会要求你输入地址

而如果使用正常的供应商建PO

它就会把地址这类基本信息带过来

c，账户组决定字段选择

进 MK02，可以看到画面显示的字段

那这些字段的显示也是可以定义的

比如隐去，必输，可选，显示等等

d，定义采购组织特定的屏幕格式

咱们之前讲过5大要素决定字段选择

这里面也是相似，除了上面c讲的设定，也有一些其他要素决定字段选择

比如这里可以定义采购组织特定的屏幕格式

1000，2000可以有不同的屏幕字段

e，定义事务相关的屏幕格式

不同的事物代码，也可以有不同的屏幕字段

2-6，Partner Roles

a，合作伙伴的设定

具体怎么设定呢？

在账户组里面设定合作伙伴的确定过程

Spro > 物料管理 > 采购 > 合作伙伴确定

这里就可以设定针对 L1，它都具有什么功能

- Mand(atory)：强制，必输入的意思

- No Change：不可更改

- VN 供应商 这个是必须的，就是供应商必须是我自己，所有的其他伙伴功能都围绕VN展开

MK01 建供应商的时候，有合伙人功能这个页面

这里带出的3个合伙人功能，就是上面的那个L1设定带出来的

除了Spro里面的设定，然后自动带出来之外，建供应商的时候也可以手动加伙伴功能

比如这里加一个联系人功能

虽然上面都是400056，实际运用中，这三个可以是不同的人

而且可以随时修改

Spro里有这些项目，供应商页面的下拉框里才会有那些项目

比如这里的AD - 附加项目

如果你到Spro里把AD - 附加项目给删了

那么这里就不会再有附加项目给你选了哈

b，SAP 标准采购中常见的 Partner Function

是否常用

c，举例 - Partner Function 在采购流程中的作用

例如：

- 供应商：ABC Group

- Partner 配置如下

- 采购流程：

采购员 │ │ 创建PO ▼ OA 北京销售中心 │ │ ▼ GS 深圳工厂 │ │ 发货 ▼ 工厂收货 │ ▼ PI 上海财务 │ │ 发票 ▼ F110付款 │ ▼ Payee 香港公司

整个采购流程中，每个 Partner Function 负责不同的业务。

另外，和ECC不同，S/4 HANA的Partner Roles维护路径如下：

BP ↓ Supplier ↓ Purchasing ↓ Partner Functions

d，分配合作伙伴方案到科目组

这个和上面那个账户组里面的展示一样

layout不同而已

e，业务往来方案 下属范围（L2）/ 工厂级（L3）

这个有另外用途

L3 - 工厂级

意思就是供应商送货到A工厂，和送货到B工厂，它的接待方式也可以不同

正常的话，MK01建供应商的时候，是没有工厂栏位的

现在比如说供应商 400056给采购组织 2000送货的时候是都是 400056这些伙伴

但是要是换了一个采购组织，比如2100，可能送货的时候是别的伙伴

就是更加进一步细分

不仅跟采购组织关联，跟工厂也关联

f，MK01/XK01 / （S/4)BP 建供应商

MK01 建采购组织级别的供应商

XK01 可与建立公司代码级别的供应商数据

f-1，邮件地址的用途

这里的邮件地址需要注意一下

假如你选的是采购下达之后马上给供应商发邮件的话，一定要把这个邮件地址给设上

假如这个供应商同时也是你的客户，

就是卖东西给你，同时又从你这儿买东西，可能存在冲销关系，就需要维护这里

权限组：专门用来设定权限的

f-2，实际QM系统

就是那种ISO9000之类的

假如你的QM系统和供应商的QM是一样的，就可能免检，可以通过系统这个栏位匹配到

f-3，银行账户信息

这里记录的是供应商的银行账户信息

假如你们用了EDI的话，跟银行有接口，就可以直接把钱转过去

这里是供应商的联络人

f-4，采购数据 - 订单货币，付款条件，最小订单值，定价日期

这里的采购数据要重点说一下

- 货币：用什么货币交易

- 付款条件：跟供应商谈判的时候，跟对方约定以什么条件付款

国际贸易条件：是FOB，FCA还是什么条款

这里不输入也可以，应该仅仅是作为一个参考

- 最小订单值：跟这个供应商买东西的时候，最少买多少

这个最小数量应该是总数

因为一个供应商可能会卖很多物料，这个总数就是这些物料的数量总和

- 定价日期

f-4

f-5，采购数据 - 基于收货的发票验证，采购组，交货时间，统驭科目，付款条件

- 基于收货的发票验证

其他栏位等讲到特定用途的时候再讲

分批收货的时候，是一个一个的对照，还是看总数得了。（大多数人是选第一种方式）

- 勾上：是一张一张发票对照

- 不勾：是看总数

- 采购组：默认用哪个采购组

有的时候对这个供应商，有好几个采购组负责的，那到底默认用谁呢？这个栏位来定义

输入了的话，等你建信息记录的时候，这个价钱可以带过去

- 计划交货时间：这个是个估计数值。

因为每个供应商一般都会供应多个物料嘛，每个物料的交货时间可能都不一样嘛，只能是估计值

这个建议输入最大的那个天数（这样就会不会导致我们缺料）

有关计划交货时间，有3个地方有：物料，供应商，信息记录，有什么区别呢？

- 供应商中的信息只是为了建信息记录的时候带过去而已，没有其他用途

- 建采购申请（PR）的时候

- 如果已知供应商，则使用信息记录里的数据

- 如果不知道供应商，则直接使用物料中的计划交货时间

XK01 公司代码级别的

最重要的就是这个统驭科目

付款条件

- MK01的付款条件：采购订单用的采购条件

- XK01的付款条件：买东西做发票的时候，不一定有PO做发票的，那我的付款条件就用这个

g，常用T-cd- MK01，02，03，MK04-查看历史记录，MK05-冻结，MK06-删除

MK04 - 可以查看修改历史记录

MK05 冻结：暂时不想用一段时间

- 所有采购组织：整个公司都不能用了

- 选定的购买组织：只有这个采购不知不能用了而已

MK06 删除标记：基本上就不再想用这个供应商了

以上就是本篇的全部内容。

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