影刀RPA 采购订单自动化：从申请到审批全流程

影刀RPA 采购订单自动化：从申请到审批全流程

作者：林焱 | 分类：影刀RPA新手教程 | 难度：★★

什么情况用

企业采购流程通常很繁琐：需求部门填采购申请 → 部门经理审批 → 采购部询价 → 比价 → 财务审批 → 生成采购订单 → 发送给供应商。整个流程涉及多个系统（OA、ERP、邮箱），一张单子流转3-5天是常态。

用影刀RPA打通OA→ERP→邮件链路，实现采购申请自动审批（低金额）、自动生成采购订单、自动发送给供应商。把3-5天缩短到几小时。

怎么做

第一步：从OA拉取待审批采购申请

影刀操作动作：

1. 【打开网页】→ OA系统（如飞书审批、钉钉OA审批、泛微等）
2. 【点击】→ 「采购申请」模块
3. 【筛选】→ 状态=“待审批”

5. 【获取元素列表】→ 提取申请单号、申请人、部门、金额、采购明细

# 影刀Python节点：解析采购申请purchase_requests=[{"单号":"PR202606001","申请人":"技术部-张三","金额":3500,"采购内容":"服务器内存条 x4","品类":"IT设备"},{"单号":"PR202606002","申请人":"行政部-李四","金额":800,"采购内容":"办公文具一批","品类":"办公用品"},{"单号":"PR202606003","申请人":"市场部-王五","金额":15000,"采购内容":"展会搭建服务","品类":"市场服务"},]# 按金额自动分流AUTO_APPROVAL_LIMIT=2000# 2000元以下自动审批auto_list=[rforrinpurchase_requestsifr["金额"]<=AUTO_APPROVAL_LIMIT]manual_list=[rforrinpurchase_requestsifr["金额"]>AUTO_APPROVAL_LIMIT]print(f"自动审批：{len(auto_list)}单")print(f"需人工审批：{len(manual_list)}单")

第二步：ERP自动生成采购订单

对于已审批的采购申请，在ERP中生成采购订单：

# 影刀Python节点：匹配供应商和价格defgenerate_po(pr,supplier_catalog,price_list):"""根据采购内容和供应商目录生成采购订单"""category=pr["品类"]# 从供应商目录匹配matched_suppliers=supplier_catalog.get(category,[])ifnotmatched_suppliers:return{"error":f"未找到{category}的合格供应商"}# 选择价格最优的供应商best_supplier=Nonebest_price=float("inf")forsupplierinmatched_suppliers:price=price_list.get((supplier,pr["采购内容"].split("x")[0].strip()),None)![在这里插入图片描述](https://i-blog.csdnimg.cn/direct/70a01b1dac8a4e80b4772b964bc09b8a.png#pic_center)ifpriceandprice<best_price:best_price=price best_supplier=supplierifnotbest_supplier:return{"error":"无匹配价格"}return{"采购单号":pr["单号"].replace("PR","PO"),"供应商":best_supplier,"单价":best_price,"总金额":best_price*int(pr["采购内容"].split("x")[-1].strip()if"x"inpr["采购内容"]else1),}

影刀操作动作（ERP操作）：

1. 【点击】→ 「采购管理」→ 「新增采购订单」
2. 【填写】→ 供应商选择（根据匹配结果）
3. 【填写】→ 采购明细（逐行填入物料、数量、单价）
4. 【填写】→ 交货日期（按供应商标准交期+今天）
5. 【点击】→ 「保存」→ 「提交审批」
6. 【获取文本】→ 系统生成的采购订单号

第三步：询价比价自动化（非标准采购）

如果采购品类没有现成价格，需要向多家供应商询价：

影刀操作动作：

1. 【循环】→ 遍历合格供应商列表
2. 【邮件】→ 发送询价单（模板：物料名称、规格、数量、交货期要求）
3. 【等待】→ 等待24小时（或定时第二天检查）
4. 【邮件】→ 检查收件箱，提取供应商报价
5. 【Python节点】→ 比价，选择最优

# 比价逻辑quotes=[{"供应商":"A","单价":850,"交期":"3天","含税":True},{"供应商":"B","单价":820,"交期":"5天","含税":True},{"供应商":"C","单价":880,"交期":"2天","含税":False},]# 根据当前需求权重决策：紧急采购看交期，常规采购看价格defcompare_quotes(quotes,priority="价格优先"):ifpriority=="交期优先":returnmin(quotes,key=lambdax:int(x["交期"].replace("天","")))else:returnmin(quotes,key=lambdax:x["单价"])best=compare_quotes(quotes)print(f"最优选择：{best['供应商']}| 单价{best['单价']}元 | 交期{best['交期']}")

第四步：自动发送采购订单给供应商

1. 【读取Excel】→ 获取供应商邮箱
2. 【邮件-新建】→ 收件人为供应商邮箱
3. 【邮件-填写】→ 主题"采购订单 PO202606001"
4. 【邮件-添加附件】→ 采购订单PDF
5. 【邮件-发送】

第五步：跟踪采购订单状态

# 影刀Python节点：订单状态闭环管理PO_STATUS_FLOW={"已发送":"等待供应商确认","已确认":"等待发货","已发货":"等待到货","已到货":"等待质检","已入库":"完成",}# 定时检查订单状态（从ERP或供应商反馈）forpoinactive_pos:days_pending=(datetime.now()-po["创建时间"]).daysifdays_pending>3andpo["状态"]=="已发送":print(f"⚠️{po['单号']}已发送{days_pending}天，供应商未确认，需要跟进")# 影刀自动发送提醒邮件给供应商

有什么坑

坑1：OA审批流与ERP不是同一套系统

最常见的架构：OA审批完了，ERP还没有生成单据。中间需要人工"搬运"。RPA在这里做的就是数据搬运工。关键是要保证两边数据一致——OA的审批金额和ERP的采购订单金额必须相同，否则财务对账时会出问题。

坑2：供应商价格可能动态变化

价格表不是死的，尤其是大宗商品（钢材、芯片等），价格波动大。如果RPA按昨天的价格自动下单，今天可能就亏了。建议对价格波动大的品类，RPA只做"生成采购申请草稿"，不自动下单。

坑3：紧急采购的流程例外

"老板口头说了采购，先买东西后补流程"这种场景很常见。RPA处理正式流程没问题，但这种例外情况无法覆盖。不要试图让RPA处理所有采购，明确RPA的范围：只处理标准流程。

坑4：审批权限矩阵复杂

有些企业不同部门、不同品类、不同金额的审批权限都不一样。不要把复杂的审批规则写死在Python里，用Excel配置表维护：申请人部门+采购品类+金额区间→对应审批人。

坑5：供应商邮箱可能变更

供应商联系人离职或换岗后，邮件发到旧邮箱没人看。建议RPA发送后24小时检查是否有"已读回执"或回复，没有的话自动查供应商主数据找备用联系人。

总结：采购自动化的第一步不是上RPA，而是梳理采购审批规则。把所有"金额<XX自动审批""XX品类走快速通道"之类的规则明确下来，RPA才能准确执行。