项目全流程文档管理规范（团队版）

项目全流程文档管理规范（团队版）

文档版本：v1.0

生效日期：2026年02月25日

适用范围：产品、研发、测试、UI、运维等项目相关全员

制定目的：统一团队文档产出标准、命名规则、存放路径、版本管理及协作流程，实现需求可追溯、原型可复用、用例可执行、版本可回溯，减少协作内耗，提升项目交付效率，确保文档管理规范化、标准化。

一、核心管理原则

• 统一存储：所有项目相关文档（含原型、静态文档、测试用例等）均通过Git仓库管理，禁止仅通过聊天工具、本地存储传递核心文档。

• 版本可控：所有文档需标注版本号、更新日期，修改留痕，确保每一次变更可追溯、可回滚。

• 规范统一：文档命名、目录结构、提交格式、协作流程全员统一，无特殊例外。

• 落地可行：简化冗余流程，兼顾规范性与易用性，确保全员可快速上手、严格执行。

二、全流程文档清单（必产出）

以下文档为项目各阶段必须产出的核心文档，需按要求归档至Git对应目录，未按要求产出将影响项目进度评审。

2.1 立项&需求阶段

2.2 设计阶段

2.3 开发阶段

2.4 测试阶段

2.5 上线&运维阶段

2.6 复盘阶段

三、Git仓库管理规范

3.1 仓库目录结构（统一固定）

所有项目文档统一按以下目录结构组织，禁止随意新增、修改目录名称，如需调整需经团队负责人确认。

project-docs/ ├── docs/ # 正式定稿文档（仅存放已评审、确认的文档） │ ├── requirement/ # 需求相关文档（立项、PRD、评审纪要） │ ├── prototype/ # 原型、静态文档（原型图、静态演示、页面说明） │ ├── design/ # 设计相关文档 │ │ ├── ui/ # UI设计稿、切图、设计规范 │ │ ├── db/ # 数据库设计文档 │ │ └── architecture/ # 系统架构、模块设计文档 │ ├── api/ # 接口文档 │ ├── develop/ # 开发相关文档（任务拆解、技术方案、环境说明） │ ├── test/ # 测试相关文档 │ │ ├── case/ # 测试用例文档 │ │ └── report/ # 测试报告、缺陷汇总 │ ├── ops/ # 运维、上线相关文档 │ ├── manual/ # 用户手册、运营手册 │ └── summary/ # 复盘、经验沉淀文档 ├── drafts/ # 草稿文档（未评审、未定稿的文档） ├── archives/ # 归档文档（废弃、历史版本、过期文档） └── assets/ # 文档附属资源（图片、附件、截图等）

3.2 文档命名规范（强制执行）

所有文档命名需遵循统一格式，确保辨识度、可检索性，禁止随意命名（如“文档1.docx”“最新版.pdf”）。

命名格式：[文档类型]-[所属模块]-[文档名称]-[版本号]-[更新日期].后缀

说明：

• 文档类型：prd（需求规格）、proto（原型）、ui（UI设计）、db（数据库）、api（接口）、testcase（测试用例）、testreport（测试报告）等；

• 所属模块：用户模块（user）、支付模块（pay）、订单模块（order）等，简洁明了；

• 版本号：采用“v+数字.数字”格式（如v1.0、v1.2），初始版本为v1.0，修改后依次递增；

• 更新日期：采用“YYYYMMDD”格式（如20260225）；

• 后缀：优先使用md（Markdown）格式，复杂文档可用xlsx、pdf、png等，原型源文件按工具格式保存（如.axure、.fig）。

正确示例：

• prd-user-login-v1.2-20260225.md

• proto-pay-center-v1.0-20260225.axure

• testcase-order-refund-v2.0-20260225.xlsx

• api-user-register-v1.1-20260225.md

• testreport-v1.0-20260225.pdf

错误示例：

• 用户登录需求.docx（无类型、无版本、无日期）

• 测试用例最新版.xlsx（无模块、无版本、无日期）

• proto-v1.0.png（无模块、无文档名称）

3.3 分支管理规范

分支划分遵循“简洁可控”原则，避免冗余分支，确保分支用途清晰，具体分支说明如下：

3.4 提交规范（统一格式）

提交信息需简洁、明确，清晰说明本次提交的内容，便于团队追溯修改记录，禁止无意义提交。

提交格式：<提交类型>: <提交描述>

1. 提交类型（固定可选）：

• feat：新增文档（如新增测试用例、新增原型文档）；

• modify：修改已有文档内容（如调整PRD字段说明、更新测试用例步骤）；

• fix：修正文档错误（如修正接口文档字段错误、修正测试用例预期结果）；

• delete：删除无用文档（如删除废弃的草稿、过期的历史文档）；

• archive：归档文档（如将旧版本文档移入archives目录）；

• format：仅调整文档格式（如排版、缩进、命名，无内容变更）。

2. 提交描述说明：

• 简洁明了，不超过50字，使用中文描述；

• 明确说明修改的文档名称、模块，避免模糊描述（如“修改文档”“更新内容”）；

• 结尾不加标点符号。

正确示例：

• feat: 新增支付模块测试用例v2.0（testcase-pay-v2.0）

• modify: 更新用户中心原型文档的交互说明

• fix: 修正数据库设计文档中用户表字段类型错误

• archive: 将v1.0接口文档归档至archives目录

• format: 调整PRD文档排版，统一缩进格式

错误示例：

• update: 修改（无类型、无具体内容）

• fix: 错误（无具体错误说明）

• 111（无意义提交）

3. 提交频率：

• 单个文档的完整修改（如写完一个章节、修正一个核心错误）后再提交，避免频繁提交无意义记录；

• 提交前自查：文档内容无错别字、格式统一、附件链接有效、命名符合规范。

四、团队协作流程

为确保协作高效，避免冲突，所有文档的编写、修改、合并需遵循以下流程，全员严格执行。

4.1 文档编写/修改流程（常规）

1. 分支切换：从develop分支切换到本地，确保本地develop分支与远程同步（git pull origin develop）；

2. 创建分支：复杂修改（如新增文档、大幅修改）需创建功能分支（git checkout -b feature/xxx），简单修改可直接在develop分支操作；

3. 本地编写/修改：按规范编写、修改文档，确保命名、格式符合要求；

4. 提交与推送：本地完成后，提交修改（git commit -m “类型: 描述”），推送分支到远程（git push origin 分支名称）；

5. 发起MR：在Git平台（GitLab/GitHub/Gitee）发起Merge Request，指定评审人（文档负责人/团队负责人）；

6. 评审与修改：评审人审核文档，提出修改意见，编写者修改后重新提交；

7. 合并分支：评审通过后，由管理员将功能分支合并至develop分支，合并后可删除功能分支；

8. 正式归档：文档定稿后，由管理员从develop分支合并至main分支，并为main分支打版本标签。

4.2 紧急修复流程（正式文档错误）

1. 创建分支：从main分支创建hotfix分支（git checkout -b hotfix/xxx）；

2. 修复提交：快速修复文档错误，提交修改（git commit -m “fix: 描述”），推送分支到远程；

3. 发起MR：发起MR，指定评审人，快速审核；

4. 合并分支：评审通过后，同时将hotfix分支合并至main分支（更新正式文档）和develop分支（同步修改）；

5. 打标签：为main分支打新版本标签，记录修复内容。

4.3 版本标签规范

文档定稿或紧急修复后，需为main分支打版本标签，便于版本追溯和回滚。

• 标签格式：docs-[文档类型]-[模块]-版本号（如docs-prd-user-v1.2、docs-testcase-pay-v2.0）；

• 打标签命令：git tag -a docs-prd-user-v1.2 -m “用户模块PRD文档v1.2定稿”；

• 推送标签：git push origin docs-prd-user-v1.2；

• 标签管理：标签创建后禁止删除，如需回滚版本，需创建新标签并说明原因。

五、禁止行为（严格管控）

以下行为将影响文档管理秩序和协作效率，一经发现需立即整改，多次违规将进行团队通报。

• 禁止直接向main分支提交文档或修改内容；

• 禁止提交无意义的提交记录（如“update”“fix”“111”等模糊描述）；

• 禁止上传超大文件（单个文件超过100MB，如视频、大型压缩包），超大附件需存储在云存储（如阿里云OSS），文档中仅保留链接；

• 禁止文档无版本、无日期、无模块命名，禁止随意修改文档名称；

• 禁止测试用例、原型文档、核心需求文档仅通过聊天工具传递，不归档至Git仓库；

• 禁止随意删除、修改他人提交的文档，如需修改需提前沟通确认；

• 禁止在文档中包含敏感信息（如账号密码、核心业务机密），敏感文档需单独创建子仓库并严格控制权限；

• 禁止长期不清理无用分支、废弃文档，导致仓库冗余。

六、监督与维护

• 团队负责人：负责监督本规范的落地执行，定期检查文档归档、命名、提交规范的执行情况，及时纠正违规行为；

• 定期清理：每季度末，由管理员牵头，清理无用功能分支、归档废弃文档，保持Git仓库整洁；

• 规范更新：本规范根据项目实际情况，可由团队负责人发起修订，修订后需通知全员，确保全员知晓；

• 冲突处理：多人修改同一文档出现冲突时，由文档负责人协调解决，优先确认修改范围，确保文档内容准确无误。

七、附则

1. 本规范自发布之日起生效，全员需严格遵守；

2. 若因未遵守本规范导致文档丢失、版本混乱、协作内耗等问题，由相关责任人承担对应责任；

3. 本规范最终解释权归项目团队所有。

修订记录：