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会议背景资料自动汇编（使用千问）

news 2026/5/7 7:51:33

会议背景资料（如前期数据、项目进展、竞品动态）是参会人员快速进入讨论状态的关键，但手动收集、整理资料常需花费数小时。千问可自动整合多源资料（内部文档、外部信息），按议程模块分类汇编，生成结构化资料包。

1.背景资料汇编原则

（1）按议题分组：资料与议程一一对应，参会人能快速找到对应内容。

（2）去冗余：只保留核心要点和关键数据，避免大段原文。

（3）标优先级：明确“必看”（影响会议决策的核心资料）和“可选”（补充参考资料），减轻参会人负担。

2.实操框架与步骤

（1）明确资料关联范围：指定与会议议程相关的资料类型，如“Q2销售数据、竞品推广案例、项目进度报告”。

（2）上传/指定资料来源：上传内部文档（Word、Excel、PDF）或提供外部信息关键。

（3）设定汇编规则：明确资料分类方式、呈现形式、篇幅限制。

（4）生成资料包：通过提示词指令让千问自动整合、筛选、结构化。

（5）补充完善：手动添加未覆盖的关键资料，标注优先级。

示例：汇编会议准备背景资料

某公司项目组需为10月8日的Q4推进会准备背景资料。现有材料分有：Q3项目进度报告、Q3项目未解决问题清单、Q4项目目标分解及资源规划文件、合作方接口对接沟通纪要。项目经理希望参会人提前聚焦“C模块兼容性”和“测试人力缺口”两大问题，需将8份文档整合为一份结构化资料包，并附“必看/可选”标注。

提示词如下：

你是一名资料汇编专员，请汇编以下会议背景资料：

【会议主题】2025年Q4项目推进会

【资料类型】Q3项目进度报告、Q3项目未解决问题清单、Q4项目目标分解及资源规划文件、合作方接口对接沟通纪要

【输出要求】

1.分模块汇编（进度数据、问题清单、目标文件、对接记录）

2.标注资料来源、核心要点和优先等级

千问主窗口对话框右下角，单击按钮，在打开的下拉列表中选择“上传文档”选项，选取上述背景资料，将其上传到千问。

输出结果如下：

以下是为2025年Q4项目推进会汇编的会议背景资料，按模块分类整理，并标注资料来源与核心要点：

一、Q3项目进度数据（必看）

资料来源：《Q3项目进度报告》（编号：XM-JD-2025 Q3，报告日期：2025年9月30日）

核心要点：

整体进度：项目完成85%（计划88%），滞后3个百分点。
模块进展：
- A模块：100%完成，已通过全部测试，可进入验收。
- B模块：完成80%（计划85%），剩余3项体验优化待完成。
- C模块：完成75%（计划82%），主要卡点在兼容性适配。
关键里程碑：
- 需求评审、技术开发按时完成；
- 测试验收原定9月30日完成，实际滞后5天，主因C模块适配问题及测试人力不足。
滞后原因分析：
- C模块适配难度高（终端系统版本差异大）；
- 测试团队缺2人，任务积压。

二、Q3未解决问题清单（必看）

资料来源：《Q3项目未解决问题清单》（编号：XM-WT-2025 Q3，编制日期：2025年9月30日）

三、Q4项目目标与资源规划（可选）

资料来源：《2025 Q4项目目标分解及资源规划文件》（编号：XM-MB-2025 Q4，编制日期：2025年9月25日）

核心目标：

关键任务与时限：

资源配置：

四、合作方接口对接记录（可选）

资料来源：《合作方接口对接沟通纪要》（编号：XM-JY-2025 0930，会议时间：2025年9月30日）

核心要点：

当前进度：合作方接口开发完成60%，滞后于原计划；
- 原因：8月下旬核心开发离职，新成员需熟悉项目；
- 应对：增配1名开发，指定吴XX为接口专项负责人。
交付承诺：
- 10月15日前完成接口开发与内部测试并正式交付；
- 10月8日前提交阶段性进度报告。
适配标准争议：
- 我方要求：并发≥1000/s，延迟＜1s，JSON格式，符合《接口适配技术规范V2.0》；
- 合作方建议：并发500+/s，延迟＜2s，XML格式，可缩短周期5–7天；
- 结论：争议提交至本次Q4项目推进会决策，双方需提前准备可行性分析报告。
对接机制：
- 自10月1日起，每周一、四16:00召开对接会；
- 建立企业微信专属群（王XX ↔吴XX）用于日常快速沟通。