17、SharePoint 邮件与工作流设置全攻略

SharePoint 邮件与工作流设置全攻略

1. 公告视图与提醒设置

为了更好地管理公告发布，可创建 “今日公告” 视图来展示当天要发送的项目。操作步骤如下：
1. 创建 “今日公告” 视图，设置筛选条件为 “发送日期等于 [今日]”。
2. 添加 SharePoint 提醒 Web 部件，用于监控列表的 “今日公告” 视图。

同时，为避免公司收到垃圾邮件，可限制访问网站的人员或对列表内容进行审批。完成这些设置后，就可以提前很久安排公告发布，例如添加一整年的假期公告。

2. 从库中发送邮件

在 SharePoint 中，应避免通过邮件发送文档，因为这会产生难以同步的多个副本。建议发送文档链接，具体操作如下：

2.1 发送 HTML 格式可用的链接

在文档的 “编辑” 菜单中，点击 “发送到 ➝ 通过电子邮件发送链接”。此时，SharePoint 会以如下方式对 URL 进行编码：

http://usingsharepoint%2Ecom/home/Shared%20Documents/ch02.doc

该链接仅在收件人以 HTML 格式接收邮件时有效。

2.2 发送适用于所有邮件格式的链接

若收件人使用纯文本格式，可按以下步骤操作：
1. 在 SharePoint 中右键单击文档，选择 “复制快捷方式”。
2. 创建新邮件，将快捷方式粘贴到邮件中。

3. 向库发送邮件

SharePoint 库可以配置为接收邮件。配